Kui ma räägin ettevõtte süsteemide loomisest ja korrastamisest, siis arvatakse vahel, et tegemist on lihtsalt failide korrastamise või mõne uue tööriista kasutuselevõtuga. Tegelikkuses on see aga palju enamat. Enamasti jõuavad minuni ettevõtted siis, kui igapäevatöös on hakanud tekkima väsimus ja tunne, et kõik võtab liiga palju aega. Mitte tingimata sellepärast, et tööd oleks rohkem kui varem, vaid sellepärast, et liiga palju energiat kulub info otsimisele, asjade meeles hoidmisele ja pidevale probleemide lahendamisele.

Sageli on oluline info erinevates kohtades laiali, protsessid eksisteerivad ainult inimeste mõtteis ning samu küsimusi küsitakse korduvalt üle. Tuleb tuttav ette? Mõni oluline tegevus jääb tegemata lihtsalt seetõttu, et puudub selge süsteem või kokkulepitud töökorraldus. Probleem on selles, et ettevõte on kasvanud kiiremini kui selle töökorraldus.

Seetõttu algab süsteemide loomine alati ettevõtte mõistmisest. Vaatame üle, kuidas ettevõte täna toimib, millised protsessid töötavad hästi, kus tekivad kitsaskohad ning millised tegevused võtavad kõige rohkem aega. Samuti kaardistame kohad, mis sõltuvad liiga palju ühest inimesest, juhist. Alles seejärel saab hakata looma lahendusi, mis ettevõtet päriselt toetavad.

Praktikas võib see tähendada tööprotsesside kaardistamist, juhendite loomist, töövoogude ülesehitamist, automatiseerimist või keskse töökeskkonna loomist. Eesmärk ei ole ehitada keerulist süsteemi, vaid muuta ettevõtte igapäevane toimimine lihtsamaks, selgemaks ja tõhusamaks.

Mõnikord küsitakse minult ka, miks selline teenus nii palju maksab. Vastus on tegelikult üsna lihtne. Ettevõte ei osta kaustu, tabeleid ega tarkvara, vaid selgust ja aega, mis jääb üle päris töö tegemiseks. Ta ostab väiksemat stressi, vähem topelttööd ning suuremat kindlustunnet, et ettevõtte toimimine ei sõltuks ainult ühe inimese kohalolust.

Kõige paremini toimivad ettevõtted ei ole need, kus inimesed töötavad kõige rohkem, vaid ettevõtted, kus süsteemid toetavad inimesi, mitte vastupidi. Just seetõttu ei ole ettevõtte süsteemide loomine kulu, vaid investeering ettevõtte järgmisesse arenguetappi.

Loe siit rohkem