Lapsepõlvest saati olen vaadanud tootlikkust läbi lihtsa prisma: liiga palju inimenergiat kulub rutiinsete protsesside hoidmisele. Ettevõte ei kuku harva läbi sellepärast, et tabelis sai raha otsa. Ta kukub läbi sellepärast, et inimestel said tunnid, tähelepanu ja kannatus otsa ammu enne, kui numbrid järele jõudsid.

Raha on taastatav. Aeg ei ole.

Iga ettevõte saab kaasata investeeringu, võtta laenu, kärpida kulu või sõlmida veel ühe kliendilepingu. Ükski neist ei osta tagasi neid üksteist tundi nädalas, mille meeskond kulutab andmete kopeerimisele tööriistade vahel, kooskõlastuste taga ajamisele vestlustes, sama pakkumise uuesti kokkupanemisele või sama protsessi selgitamisele samale inimesele neljandat korda.

Kui auditeerime kliendi tegevust, ei alusta me kasumiaruandest. Alustame kalendrist. Kaardistame, kuhu tunnid tegelikult lähevad, mitte seda, kuhu need organisatsiooniskeemi järgi minema peaksid. Nende kahe pildi vahe ongi ettevõtte pidamise tegelik kulu.

Rutiin on disainiprobleem

Enamik operatiivsest hõõrdumisest ei ole distsipliini- ega värbamisprobleem. See on disainiprobleem. Keegi lahendas kunagi väikese mure käsitsi ajutise lahendusega ja sellest ajutisest lahendusest sai vaikselt protsess. Korruta see kolme aasta ja neljakümne inimesega ning saad ettevõtte, kes kulutab suurema osa energiast iseenda ülalpidamisele.

Hea disain kaotab otsuseid. Selge liides, üks tõeallikas, vorm mis kontrollib end ise, töölaud mis vastab küsimusele enne selle esitamist, iga selline lahendus kustutab korduva koosoleku, kirjavahetuse või staatuseuuenduse, mis muidu korduks lõputult.

Mida me esimesena automatiseerime

• Sissetulek. Päringud, briifid ja soovid peaksid saabuma struktureeritult, mitte vabas vormis sõnumitena, mida keegi peab ümber trükkima.
• Üleandmine. Iga koht, kus töö liigub inimeselt inimesele, on kohaks, kus aeg lekib. Automatiseeri üleandmine, mitte mõtlemine.
• Aruandlus. Kui inimene paneb aruande käsitsi kokku, on see lugemise hetkeks juba vananenud.
• Arveldus ja järelkontakt. Arved, meeldetuletused ja kinnitused ei tohiks kunagi sõltuda sellest, kas keegi mäletab.

Siin ei ole midagi eksootilist. See on distsiplineeritud tootemõtlemine, mis on suunatud sissepoole, sinu enda ettevõttele, sama hoolikalt nagu kliendile mõeldud toote puhul.

Tulemus, mida klient päriselt tunneb

Meid ei huvita slaidil olev „säästetud tundide“ number. Meid huvitab, kas asutaja saab oma reede pärastlõuna tagasi, kas kliendihaldur lõpetab õhtuti töötamise, kas uue kliendi töösse võtmine võtab kakskümmend minutit kahe päeva asemel.

Käive järgneb sellele. Meeskond, kelle tähelepanu on vabastatud, müüb paremini, tarnib kiiremini ja teeb vähem kalleid vigu. Automatiseerimine ei tähenda inimeste asendamist, see tähendab neile selle nädalaosa tagasi andmist, kus sünnib väärtuslik mõtlemine.

Kust sel kuul alustada

Vali üks protsess, mille üle meeskond kõige rohkem kurdab. Kirjuta üles iga samm, sealhulgas nähtamatud, meeldetuletused, ülekontrollimised, „lihtsalt kinnitan“ sõnumid. Seejärel kustuta pool neist disainiga ja automatiseeri see, mis alles jääb.

See üks harjutus annab tavaliselt rohkem aega tagasi kui uus töötaja ja maksab murdosa palgast.

Kui soovid sellele teist pilku, siis just sellist vestlust meile kohvi taga meeldib pidada.