Kas tunned vahel, et terve päev läks ära, aga päeva lõpuks ei oskagi öelda, mis päriselt tehtud sai?

Väikeettevõtjana on see üsna tuttav koht.

Alguses teedki kõike ise.

Vastad kirjadele, postitad sotsiaalmeediasse, uuendad kodulehte, teed arveid, otsid faile, parandad tekste, tõstad Canvasse mõne kujunduse ümber ja proovid samal ajal klientidega tegeleda.

Mingil hetkel saab sellest aga liiga palju.

See ei tähenda, et midagi oleks valesti.

Sageli tähendab see lihtsalt seda, et sinu ettevõte on kasvanud kiiremini kui sinu töökorraldus.

Märgid, et koormus hakkab su kasvu takistama
Esimene märk on tunne, et sa ei tunne enam rõõmu oma ettevõttest.
Päev täitub väikeste ülesannetega.
Üks kiri.
Üks fail.
Üks postitus.
Üks "ma teen selle kohe ära" asi, mis võtab lõpuks pool tundi.
Õhtuks on tunne, et oled kogu aeg tegutsenud, aga kõige olulisemad asjad on ikka ootel.
See on üsna tüütu koht.

Teine märk on see, et sa lükkad edasi samu asju.
Mitte ühe korra, vaid nädalast nädalasse.
Sotsiaalmeedia postitus, mis pidi välja minema reedel, jääb mustandisse.
Kodulehe teenusekirjeldus on endiselt vana.
Hinnainfo vajab muutmist, aga "korraks sisse logimine" tundub liiga suur ettevõtmine.
Blogipostitus on peas valmis, aga mitte kodulehel.
Need ei ole laiskuse märgid.
Need on märgid, et sinu tähelepanu on mujal ja päev ei anna enam kõigeks ruumi.

Kolmas märk on väsimus, mis ei tule ainult tegemisest, vaid meeles hoidmisest.
Kui sa mõtled tööle ka siis, kui sa ei tööta, sest peas jookseb kogu aeg nimekiri pooleliolevatest asjadest, on see juba koormus.
Mitte lihtsalt kiire aeg.

Milliseid ülesandeid saab virtuaalsele assistendile anda?
Delegeerimiseks sobivad hästi need tegevused, mis korduvad ja ei vaja iga kord sinu enda otsust.
Näiteks:

• sotsiaalmeedia postituste ettevalmistamine ja ajastamine
• Canva kujunduste kohandamine
• blogipostituste lisamine kodulehele
• teenuste, hindade või piltide uuendamine kodulehel
• failide korrastamine
• tabelite täiendamine
• dokumentide vormistamine
• taustatöö
• info koondamine

Hea kontrollküsimus on: kas ma suudan selle ülesande 5–10 minutiga teisele inimesele ära selgitada?
Kui jah, siis ei pea see tingimata sinu enda laual olema.
Kõik, mis vajab sinu nägemust, kogemust või otsust, võib jääda sinu kätte.
Aga kõik, mis vajab pigem täpsust, järjepidevust ja ära tegemist, võib liikuda koostööpartnerile.
Vahel ongi aus vastus see, et ettevõtja ei pea olema korraga teenusepakkuja, turundaja, kujundaja, kodulehe haldaja ja failihaldur.
See pole tugevus.
See on kallis harjumus.

Mida saad juba täna üle vaadata?
Kui mõtled, kas virtuaalse assistendi kaasamine võiks sulle sobida, alusta lihtsast ülevaatest.

Vaata oma viimast nädalat ja küsi:

Mida saad juba täna üle vaadata?
millised ülesanded kordusid mitu korda?
mis jäi jälle tegemata?
mille tegemine võttis rohkem aega, kui arvasid?
millised tegevused ei vajanud tegelikult sinu otsust?
mis muutuks, kui keegi teine hoiaks neid väikseid asju järjel?
Sageli tuleb vastus üsna kiiresti.

Kui sama ülesanne on juba kolmandat nädalat sinu märkmikus kirjas, siis ei pruugi probleem olla selles, et sul on vaja end rohkem kokku võtta.

Võib-olla on see ülesanne lihtsalt vales kohas.

Miks ei pea kohe kedagi tööle palkama?
Paljud ettevõtjad seostavad abi võtmist kohe suure sammuga.
Tööleping.
Kindel kuupalk.
Igapäevane tööaeg.
Uus inimene, kellele tuleb kogu aeg ülesandeid leida.
Virtuaalse assistendiga ei pea alustama nii suurelt.
Koostöö võib alguses olla väga väike ja konkreetne.
Näiteks mõned tunnid kuus, üks kindel tööde plokk või üks valdkond, mis on pikalt ootel olnud.
Näiteks:

• kord kuus kodulehe ülevaatus ja uuendused
• sotsiaalmeedia postituste ettevalmistamine
• blogipostituste vormistamine ja ülespanek
• Canva põhjade korrastamine
• jooksva taustainfo koondamine

See sobib eriti hästi väikeettevõtjale, kellel ei ole vaja täiskohaga inimest, aga kellel on piisavalt palju väikseid töid, et need hakkavad põhitegevust segama.

Kuidas alustada väikese töömahuga?
Kõige lihtsam on valida üks konkreetne ülesanne, mis praegu kõige rohkem venib.
Ei ole vaja tervet ettevõtet korraga ümber korraldada.
Ei ole vaja teha uut suurt süsteemi.
Ei ole vaja kõike korraga üle anda.
Üks tööülesanne.
Kui üks ülesanne saab tehtud, on kohe näha, kui palju ruumi see nädalasse tagasi annab.

Esimese kuu jooksul saabki vaadata, mis toimib, mis vajab täpsustamist ja millised ülesanded võiksid järgmisena sinu laualt ära liikuda.
Vahel ei ole kõige suurem võit isegi ajas.
Suurim võit on tunne, et sa ei pea kõike üksi meeles hoidma.

Virtuaalne assistent ei ole luksus
Virtuaalne assistent ei ole ainult siis vajalik, kui sul on "väga suur ettevõte" või "väga palju raha".
Sageli on abi vaja just enne seda hetke, kui kõik hakkab üle pea kasvama.

Kui postitused jäävad mustandisse, koduleht ei liigu koos sinu teenustega ja väiksed ülesanded söövad ära aja, mida peaksid kasutama klientide või oma teenuse arendamise jaoks, siis tasub see koht üle vaadata.
Mitte süütundega.
Praktiliselt.

Praktiline abi saab alata ühest konkreetsest ülesandest, mis ei pea enam sinu enda laual olema.

Vajad nende teemadega tuge?
Kui sotsiaalmeedia, koduleht, sisu või igapäevased taustategevused võtavad liiga palju aega, kirjuta mulle. Vaatame koos, milline tugi sinu ettevõttele sobib.