Dokumendihaldus on paljude asutuste jaoks kriitiline, et tagada nii igapäevaste ülesannete sujuvus kui ka järjepidev infovahetus. Kuidas aga tagada, et dokumendivahetus toimuks mitte ainult asutuse sees, vaid ka selle allasutustes? Võti võib peituda Postipoiste omavahelises suhtluses.

Asutuste ja nende allasutuste vaheline suhtlus võib sageli olla keeruline, eriti kui tegemist on suurte organisatsiooniliste struktuuridega. Postipoiste vaheline suhtlusliides pakub siin lahenduse. Asutus saab sel viisil hoida end kursis kõigega, mis toimub seoses mingi dokumendiga allasutuse tasandil.

Kuidas see toimib?

Kui asutusele saabub dokument, millele tuleb vastata, on kaks võimalust:

• Asutus võtab ise initsiatiivi ja vastab dokumendile.
• Allasutus vastab dokumendile. Sel juhul on asutusel võimalus lõpetada selle dokumendi tähtaja jälgimine.

Sõltumata sellest, millist teed eelistatakse, annab Postipoiste suhtlusliides võimaluse hoida kõik asjaosalised teadlikud dokumendi staadiumist ja tagasisidest.

Postipoiste vaheline suhtlus ei piirdu ainult dokumentide vastustega. Tänu sellele liidesele on võimalik edastada allasutustesse erinevaid ettepanekuid, kooskõlastusi ja isegi täitmisi. See tähendab, et asutused saavad säilitada tõhusa infovahetuse mitmesuguste dokumentide ja tegevustega.

Eriti suurtes organisatsioonides võib dokumendivahetuse ja -kooskõlastuse protsess muutuda keerukaks ja ajamahukaks. Postipoiste vaheline suhtlus on lahendus, mis mitte ainult ei lihtsusta seda protsessi, vaid teeb selle ka läbipaistvamaks. Tänu sellele on asutustel parem ülevaade ning nad saavad tõhusamalt suhelda oma allasutustega, tagades samas ka infovahetuse kvaliteedi ja tõhususe.